Strona z portalu

  BIP Zduńska Wola / Menu Podmiotowe / Urząd Miasta / Biura / Biuro Obsługi Interesantów
Menu podmiotowe
Menu przedmiotowe

Biuro Obsługi Interesantów

Do zadań i kompetencji Biura Obsługi Interesantów należy m.in.:
1. udzielanie informacji interesantom w sprawach dotyczących zadań Miasta i Urzędu;
2. obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji interesantom w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne, zapewnienie pomocy w celu prawidłowego wypełniania formularzy, wniosków itp.;
3. przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, z zastrzeżeniem, że obsługa formalno-merytoryczna wniosków o dodatki mieszkaniowe oraz wniosków o najem lokali i o zamianę na wolny lokal jest zapewniana ze strony Biura Gospodarki Lokalowej;
4. prowadzenie kancelarii, w tym przyjmowanie, rejestracja, dekretacja korespondencji na komórki merytoryczne, w przypadku otrzymania korespondencji mylnie zaadresowanej przesyłka podlega przygotowaniu do zwrotu do wykonawcy usług pocztowych z ramienia Biura Obsługi Interesantów, za uzyskaniem stosownego pokwitowania zwrotu przez osobę dokonującą ekspedycji;
5. wykonywanie czynności kancelaryjnych i bieżące rejestrowanie przyjętych wniosków przez Biuro Gospodarki Lokalowej, o których mowa w punkcie 3, za zwrotnym ich wydaniem;
6. monitoring załatwiania wniesionych spraw, w tym pozyskiwanie informacji z komórki merytorycznej w zakresie zaawansowania rozpatrywanych spraw i ewentualnego sposobu zakończenia sprawy, nadzór i koordynacja terminowego załatwiania spraw oraz przygotowywanie analiz okresowych na zlecenie Sekretarza w zakresie prawidłowości obsługi i obiegu dokumentów, tym terminowości rozpatrywania spraw przez komórki merytoryczne, informowanie o wynikach analiz i przyczynach występujących problemów Kierownictwa Urzędu/ Dyrektorów/Kierowników/Stanowisk. Inicjowanie działań naprawczych;
7. udostępnianie interesantom materiałów informacyjno-promocyjnych Miasta, w przypadku zgłoszenia potrzeb w tym zakresie ze strony komórek organizacyjnych, jednostek organizacyjnych, jednostek pomocniczych oraz Miejskiego Domu Kultury w Zduńskiej Woli w ramach powierzonych mu do prowadzenia zadań promocji Miasta;
8. prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta Urzędu, w tym ankiet wewnętrznych skierowanych do pracowników Urzędu;
9. współpraca oraz współdziałanie z koordynatorem czynności kancelaryjnych oraz Dyrektorami/Kierownikami/Stanowiskami w zakresie przestrzegania stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;
10. obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w Urzędzie;
11. prowadzenie rejestru korespondencji wychodzącej, w tym za zapewnieniem opracowania metodyki jego prowadzenia, wdrażania, jak i nadzorowania poprawności składania do wysyłki korespondencji wychodzącej z ramienia Biur/Działów/Samodzielnych Stanowisk, za inicjowaniem aktualizacji zasad adekwatnie do zachodzących zmian w otoczeniu prawnym, organizacyjnym i technologicznym;
12. prowadzenie rejestru dostępu do informacji publicznej, w tym: na udostępnianych na wniosek zainteresowanego, udostępnianych w celu powtórnego wykorzystania, udostępnianych aktów normatywnych, kierowanie spraw o udostępnienie informacji publicznej do komórek merytorycznych według właściwości, nadzorowanie sposobu i terminu ich udostępnienia przez komórki merytoryczne, gromadzenie dokumentacji związanej z udostępnianą informacją publiczną, przechowywanie i archiwizowanie jej zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie;
13. zapewnienie realizacji przesyłek dostarczanych bezpośrednio adresatom, w tym z udziałem gońców, przygotowanie do ekspedycji korespondencji wychodzącej z Urzędu, przy współpracy Biura Organizacyjno-Administracyjnego w tym zakresie;
14. inicjowanie usprawnień w sposobie ekspedycji przesyłek, składanie do Sekretarza wniosków w tym zakresie za uzasadnieniem organizacyjno-ekonomicznych korzyści, za opinią Biura Organizacyjno-Administracyjnego i Samodzielnego Stanowiska ds. Kadr;
15. zapewnienie prowadzenia aktualizacji regulacji nadanych zarządzeniem Prezydenta w zakresie wprowadzonych procesów wewnętrznych, przy utrzymaniu bieżącej współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie zbierania informacji w zakresie zachodzących zmian według właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych, przygotowywanie nowelizacji wydanych regulacji, przedkładanie do zatwierdzenia według kompetencji oraz nadanie mu dalszego obiegu zgodnie z przyjętymi zasadami;
16. zapewnienie opracowywania materiałów analitycznych z zakresu realizowanych zadań, w tym okresowych raportów, sprawozdawczości statystycznej zleconych przez Sekretarza, w tym w zakresie mierników działania i zidentyfikowanych ryzyk w obszarze merytorycznej właściwości Biura.
W ramach organizacji wykonywania zadań Biura, tworzy się Samodzielne tanowisko ds. Obsługi Interesantów; powierzenie określonych zadań Biura na tym stanowisku następuje w drodze zakresów obowiązków, przy czym Stanowisko to zapewnia także:
1. właściwą organizację i obsługę interesanta ze szczególnym zachowaniem kodeksu etyki;
2. podnoszenie podstawowej wiedzy merytorycznej w zakresie zadań realizowanych przez komórki organizacyjne, przenoszących się na obsługę interesanta;
3. współpracę z Dyrektorami/Kierownikami/Stanowiskami oraz Miejskim Domem Kultury w Zduńskiej Woli w zakresie wspomagania działań promocyjno-informacyjnych, w tym zapewnienie przepływu informacji i komunikacji w kontaktach z różnymi środowiskami, w szczególności działającymi w sferze zadań publicznych, przedsiębiorczości i rozwoju gospodarczego Miasta.
Przy znakowaniu spraw Biuro używa symbolu „OI”.

Korespondencję elektroniczną do Urzędu Miasta Zduńska Wola proszę kierować na adres: urzad_miasta@zdunskawola.pl

Strona: 1 
Podmiot udostępniający informację: Urząd Miasta Zduńska Wola
Status: informacja opublikowana
Autor publikowanej informacji: Małgorzata Chudzia-Kulesza
Data wytworzenia informacji: 2011-03-01
Ostatnio modyfikowane przez: Kłysińska Agnieszka,  Data modyfikacji: 2013-10-14 08:10:19
Rodzaj modyfikacji: 
Zaakceptowana przez Kowalczyk Urszula dnia 2009-08-03 15:14:20
Opublikowana przez Kowalczyk Urszula dnia 2009-08-03 15:14:21
Drukuj
Stronę odwiedzono 7719 razy.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej - Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego

System utworzony przez Comarch S.A